/ Primer trimestre 2026 28 ARTÍCULO TÉCNICO GESTIÓN DE Espacios Actualmente, las organizaciones desarrollan su actividad en entornos complejos donde conviven múltiples sistemas, procesos y canales de comunicación. En muchos casos, esta dispersión provoca ineficiencias, duplicidades y dificultades para mantener una visión global del estado de los servicios, los espacios y las necesidades de los empleados. Las tecnologías colaborativas permiten sustituir este mosaico de herramientas inconexas por un ecosistema digital integral y cohesionado que actúa como puente entre las personas, los espacios y los servicios. El resultado es una experiencia más fluida y armonizada, donde las interacciones se simplifican y la información fluye sin fricciones. Un único canal para todos Uno de los pilares para lograr esta armonización es contar con un único canal centralizado (ya sea en forma de app o portal web) en el que empleados, gestores de Facility Management (FM) y proveedores puedan interactuar, eliminando barreras y evitando que la información quede aislada entre áreas o departamentos. Para los empleados, esta centralización significa disponer de un espacio único donde realizar acciones cotidianas: Reservar un puesto de trabajo o una sala de reuniones. Solicitar un vehículo o un recurso compartido. Reportar una incidencia en un espacio o elemento del inventario. Acceder a comunicaciones, avisos y notificaciones relevantes. Para los gestores de FM, supone ganar una visión completa y en tiempo real del estado de los espacios, las solicitudes, el inventario y el mantenimiento de las infraestructuras de su organización. Y para los proveedores, facilita la trazabilidad de sus trabajos y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Esta visión compartida genera transparencia, agilidad y una cultura de colaboración natural, donde cada persona conoce su rol dentro de un flujo común. Integración de funciones Desde la experiencia de FAMA, la verdadera potencia de las tecnologías colaborativas surge cuando se integran todas las funciones operativas relacionadas con los espacios y servicios. Es aquí donde una plataforma integral de activos, infraestructuras y Facility Management se convierte en el centro neurálgico de la organización, permitiendo: 1. Gestión de incidencias totalmente trazable. Las incidencias dejan de perderse entre correos o llamadas. Se registran, asignan, priorizan y resuelven dentro del mismo entorno digital, garantizando transparencia y control. 2. Automatismos en la reserva de recursos. Los usuarios pueden reservar cualquier tipo de recurso (puestos de trabajo, salas, plazas de aparcamiento, vehículos, servicios, material…) desde la misma aplicación, con reglas inteligentes que optimizan el uso del espacio y evitan conflictos de agenda. Natalia Roig Sánchez FAMA MK Manager Tecnologías colaborativas: clave para una cultura organizacional eficiente
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