/ Tercer trimestre 2025 72 GESTIÓN DOCUMENTAL TIC EN Facility Management Todo está bien... hasta que auditan y no encuentras las evidencias. Así empieza el verdadero caos en el Facility Management. Sí, tus activos pueden estar bien mantenidos, pero si no puedes demostrarlo, estás en problemas. La gestión de espacios, activos e infraestructuras ya no se parece en nada a lo que era hace una década. La verdadera gestión de infraestructuras, en 2025, no se juega sólo en los pasillos del edificio..., sino en los servidores que guardan sus evidencias. El Facility Management ha mutado. De ser el discreto arte de mantener todo en marcha, se ha convertido en un campo de batalla regulatorio, donde cada incidencia es un dato, y cada dato debe poder contarse, rastrearse y, a ser posible, demostrarse ante cualquier auditor o tribunal. Porque ya no basta con hacer las cosas bien. Hay que poder probar que se hicieron bien. Y en tiempo real. De la gestión documental operativa al control inteligente: la metamorfosis documental del FM Durante años, la gestión documental en Facility Management fue una actividad predecible como si de un acto reflejo se tratara. Planos, contratos, certificados PRL, informes de mantenimiento o permisos administrativos terminaban almacenados en carpetas físicas o, con suerte, en algún directorio compartido sin demasiada estructura. Era el reino del ‘lo tengo por aquí’, donde lo importante era tener el archivo... no tanto encontrarlo. Ni mucho menos demostrar su vigencia legal, su autoría o su integración con otros sistemas. Pero los tiempos cambian. Y con ellos, la paciencia de los auditores. Hoy, la gestión documental ya no se mide por la cantidad de archivos que se guardan, sino por la capacidad de acceder a la información correcta, en el momento exacto y con la trazabilidad suficiente para superar cualquier auditoría. Hemos pasado del “almacenar por si acaso”, al “documentar con propósito”. Ya no basta con almacenar documentos. Hay que estructurarlos por edificio, activo o proveedor. No sirve con tener la última versión, hay que probar que es la última, cuándo se actualizó y quién la firmó. No llega con preparar un informe, ahora debe generarse automáticamente cuando el sistema detecta que se acerca una auditoría. En este nuevo ecosistema, un sistema de gestión documental inteligente debe ser capaz de: Digitalizar expedientes técnicos completos, sin depender del “Juan lo tiene en su ordenador”. Controlar versiones y vencimientos. Lanzar alertas, generar informes y registrar evidencias. Integrarse con GMAO, ERP y sistemas de control de accesos, porque los datos no valen nada si están aislados. El resultado es un salto de una gestión documental reactiva a un modelo proactivo, inteligente y verificable. Un modelo donde la información no sólo fluye, sino que lo hace de forma controlada, segura y con valor operativo real. El papel ya no sostiene edificios. La evidencia digital, sí. Cumplimiento normativo: documentar no es suficiente La conservación documental ya no es suficiente para el cumplimiento normativo. Hoy, en Facility Management, la verdadera exigencia no está en tener la información, sino en poder demostrar en cualquier momento que esa información es válida, vigente y conforme a la normativa. Y eso cambia por completo las reglas del juego. No basta con el archivo. Hace falta evidencia activa. Algunos ejemplos para aterrizar esto: Las contratas y subcontratas necesitan demostrar que sus certificados de ¿Dónde está el documento? El nuevo talón de Aquiles del Facility Management Marcos Yebra Marketing & Desarrollo de Negocio de Normadat
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