/ Tercer trimestre 2025 74 GESTIÓN DOCUMENTAL TIC EN Facility Management La gestión documental no es solo una función operativa, sino un pilar estratégico. Cada contrato, orden de trabajo, informe de mantenimiento o evaluación ambiental contiene información crítica que garantiza la eficiencia operativa, la trazabilidad y el cumplimiento legal en los procesos. Sin embargo, implementar un modelo sólido de gestión documental no es tarea fácil. Requiere de planificación, estructura y, sobre todo, de la adopción de estándares internacionales respaldados por certificaciones que establezcan las mejores prácticas. En un modelo de gestión documental, es necesario explorar primero las claves para su implementación efectiva y cómo estos procesos pueden transformar no solo la forma de gestionar la documentación, sino también elevar el rendimiento integral del Facility Management. Claves para implementar un modelo de gestión documental en FM Un modelo de gestión documental sólido en Facility Management tiene que responder a tres necesidades fundamentales: la eficiencia operativa, la seguridad de la información y la capacidad de adaptación a entornos dinámicos. Para ello, hay ciertas claves estratégicas que las empresas deben considerar: Estandarización de procesos La estandarización implica definir cómo se crea, organiza, clasifica y almacena la información en todos los niveles de la operación. La falta de un sistema estandarizado genera caos, inconsistencias y problemas de trazabilidad. Aquí es donde las normas internacionales, como la ISO 30301 (Sistemas de gestión para documentos), desempeñan un papel crucial, proporcionando un marco que guía estos procesos. Adopción de tecnología adecuada La adopción de tecnología es esencial. En las últimas décadas, las soluciones digitales han reemplazado el almacenamiento físico, ofreciendo no solo espacio, sino también velocidad, facilidad de acceso y seguridad. Un sistema tradicional basado en archivadores físicos, como el que era común hace 25 años, era limitado, muy costoso, lento y vulnerable al deterioro o Certificación y gestión documental: claves para construir un modelo exitoso en FM Luis Viloria Responsable de la unidad de negocios de Facility Management de TÜV Rheinland Ibérica ICT
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